Pojęcie Virtual Data Room, czyli VDR, stało się w ostatnich latach bardzo popularne. Zastanówmy się, w jakich sytuacjach się z niego korzysta i jakie wiążą się z tym zalety.

Pod tajemniczą nazwą Virtual Data Room kryje się nic innego jak elektroniczne repozytorium, w którym przechowuje się, przetwarza i udostępnia ważne dla firmy dokumenty. Jest bezpiecznym miejscem w chmurze, do którego mają dostęp tylko uprawnieni użytkownicy. Przez doskonałe zabezpieczenia, można mieć pewność, że nikt danych nie wykradnie ani nie skopiuje. Na korzystanie z VDR co roku decyduje się więcej firm. Wiąże się to z wygodą i bezpieczeństwem, jakie charakteryzują tego typu rozwiązania.

Kiedy warto wziąć pod uwagę VDR?

Sama praca w chmurze nie jest niczym nowym. Korzystanie z chmury jest wygodne i szybkie. W prosty sposób można umieścić w niej dane zajmujące dużą pojemność, a tym samym zwolnić miejsce na dysku. Bez problemu można udostępnić komuś plik, który nie zmieściłby się jako załącznik w mailu. Większość osób korzysta z publicznych chmur jak Dropbox. To doskonały sposób, by przechowywać prywatne pliki. Jednak w przypadku firm dokumenty mają charakter poufny i trzeba je lepiej chronić niż ma to miejsce w przypadku publicznej platformy. Jednocześnie liczne zalety chmury skłaniają do tego, by korzystać z tego właśnie rozwiązania.

Z pomocą przychodzi właśnie VDR. Bardzo często korzysta się z nich w przypadku fuzji, przejęć, sprzedaży nieruchomości, badania due diligence. Zatem w sytuacjach, kiedy poufnych dokumentów jest dużo, muszą mieć do nich osoby często niezwiązane bezpośrednio z firmą, jak inwestorzy lub prawnicy. Mają oni wgląd jedynie do tych plików, które udostępni administrator. Pracować mogą na nich z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej godzinie.

Z jakimi zaletami wiąże się Virtual Data Room?

Przede wszystkim to, co znajdzie się w VDR jest zabezpieczone poprzez szyfrowanie protokołem EV SSL 235 bit. Jest to dokładnie ten sam system, jaki stosuje się w serwisach bankowych. Używa się unikalnych haseł i kodów SMS. Dlatego też nie ma możliwości, by do dokumentów miał wgląd ktoś do tego niepowołany. Poza tym administrator może generować raporty i zestawienia pokazujące, kto i kiedy dany dokument oglądał, edytował lub drukował.

Trzymanie dokumentów w repozytorium elektronicznym jest bezpieczniejsze, niż gdybyśmy trzymali je w segregatorach, które mogłyby się uszkodzić lub zgubić. Przy VDR nie trzeba obawiać się utraty plików, bo tworzy się kopię zapasową.

Dzięki VDR oszczędzamy miejsce na półkach, w dokumentacji panuje większy porządek, a praca jest wygodniejsza. W tym samym czasie mogą mieć do nich wgląd różne osoby, a dzięki temu, że praca może odbywać się zdalnie, jest znacznie szybsza. Ma to znaczenie na przykład wtedy, kiedy firma chce przeprowadzać negocjacje równoległe, a każda ze stron może mieć dostęp do tych samych informacji w tej samej chwili. Sprawniejsza komunikacja przekłada się na większą efektywność i pomyślne zakończenie transakcji.

Artykuł powstał przy współpracy z fordata.pl