Na rynku działa wiele firm oferujących usługę archiwizacji i niszczenia dokumentów. Wybór odpowiedniej nie jest łatwy, zwłaszcza dla osoby, która nie posiada wiedzy branżowej. Podpowiadamy, jakie czynniki warto wziąć pod uwagę, nawiązując współpracę z firmą outsourcingową.
Jakich procedur przestrzega firma?
Podstawowe pytanie, jakie powinno paść w rozmowie z potencjalnym partnerem, wcale nie dotyczy wiedzy ani doświadczenia pracowników. W pierwszej kolejności pytamy o procedury, jakich przestrzega firma w pracy z dokumentami. Szerokich rozwiązań dostarcza RODO, ale dobry wykonawca powinien także przestrzegać norm międzynarodowych, na przykład DIN. Specjalista powinien też umieć wytłumaczyć, na czym polega efektywna archiwizacja danych (Ty natomiast wiadomości możesz czerpać z https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/) czy ich niszczenie.
Przestrzeganie odpowiednich standardów da Ci pewność, że Twoje dokumenty są w dobrych rękach.
Jakie dodatkowe usługi oferuje?
Archiwizacja dokumentów to tylko jedna z usług, jaką powinna oferować dobra firma outsourcingowa. Ponadto archiwum można podzielić na stacjonarne i elektroniczne, przy czym w ostatnim czasie to drugie zyskuje na popularności. Przejście z formy papierowej na cyfrową odbywa się poprzez skan dokumentów, o którym więcej dowiesz się na https://hsm-recycling.pl/pl/skanowanie-dokumentow/. Cała procedura musi być przeprowadzona w uwzględnieniem zabezpieczeń, jakich wymagają dane osobowe i niejawne.
Jak wygląda współpraca?
Oferta ofercie nierówna, a już z pewnością nie, jeśli chodzi o formę współpracy. Dobrze, aby usługodawca był elastyczny i dostosował się do specyfiki działania Twojej firmy. Niektóre wymagają odbioru dokumentów raz w roku, inne znacznie częściej. Podobnie jest z niszczeniem, które w wielu miejscach musi być przeprowadzane regularnie.
O to, jak będzie wyglądała współpraca, warto zatroszczyć się już na samym początku. Przedstaw swoje oczekiwania, wątpliwości czy prośby. W większości przypadków sposób współpracy można dostosować do oczekiwań klienta, chyba że na drodze stają jakieś regulacje prawne, których nie jesteśmy w stanie przeskoczyć. Pamiętaj, że to Ty decydujesz, z kim będziesz pracować. Z drugiej strony, jeśli nie masz dużego doświadczenia w outsourcingu tego typu usług, warto zdać się na opinię specjalistów. Powinni wsłuchać się w specyfikę funkcjonowania podmiotu i dopiero później zaproponować adekwatne rozwiązania. Po tym właśnie poznasz ekspertów w swojej dziedzinie.
