Gdzie znaleźć dane archiwalne zlikwidowanego przedsiębiorstwa?

Nierzadko zdarza się, że ktoś poszukuje dokumentów z firmy, w której był zatrudniony kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat wcześniej. Chodzi m.in. o papiery poświadczające staż pracy (niezbędne do wyliczenia emerytury), dokładną wysokość zarobków czy odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne (do renty inwalidzkiej).

W takiej sytuacji istnieje kilka możliwości dotarcia do pożądanych informacji.

Pierwsze kroki warto skierować do ZUS

Poszukiwania archiwalnych danych należy rozpocząć od wizyty w placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownicy tej instytucji z pewnością spróbują nam udzielić pomocy przy ustaleniu firmy posiadającej niegdyś naszą całościową dokumentację o charakterze osobowo-płacowym.

Sam ZUS, dysponuje obszerną bazą zlikwidowanych bądź przekształconych przedsiębiorstw, spółek i spółdzielni (głównie państwowych), która powstała w oparciu o informacje przekazane z Archiwum Państwowego, poszczególnych urzędów wojewódzkich, ministerstw, a także rozmaitych ośrodków centralnych.

Obejmuje ona ponad 8 tysięcy pozycji — łącznie z adresami, pod jakimi powinny aktualnie znajdować się pożądane przez nas dokumenty. Może nimi dysponować np. następca prawny danej firmy, wyznaczony wojewoda lub konkretny urząd.

A co w przypadku podmiotów prywatnych?

Jeśli interesują nas szczegółowe dane archiwalne pochodzące z zamkniętych przedsiębiorstw oraz spółek prywatnych (z ograniczoną odpowiedzialnością, cywilnych, handlowych itp.), to najlepszym rozwiązaniem jest poszukiwanie stosownych informacji u ich likwidatora albo syndyka masy upadłościowej.

Obu ustalimy na podstawie Krajowego Rejestru Sądowego (wystarczy zadzwonić pod stosowny numer telefonu), ewentualnie w oparciu o rejestr właściwego terytorialnie sądu gospodarczego. Adresy wspomnianych instytucji zamieszczone są na stronie www Ministerstwa Sprawiedliwości.

Niekiedy też teczki pracownicze oraz płacowe przechowują byli właściciele podmiotów gospodarczych. Bez większego trudu znajdziemy ich z pomocą urzędu gminy lub dzielnicy, który prowadzi spis ewidencji działalności prowadzonych przez osoby fizyczne.

W ostateczności pozostaje Archiwum Państwowe

W sytuacji, gdy opisane w dwóch poprzednich akapitach metody nie przyniosą spodziewanego rezultatu, możemy udać się do Archiwum Państwowego zlokalizowanego w Warszawie. Jest to instytucja, która jakiś czas temu przejęła wszystkie papiery zgromadzone wcześniej przez Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku. Funkcjonowało ono z powodzeniem od 01.07.2004 r. do 06.10.2013 r.

W swoich zbiorach AP posiada przede wszystkim dokumentację potrzebną do celów emerytalnych i rentowych (ale nie tylko), pozyskaną od pracodawców postawionych w stan likwidacji lub upadłości, a także przedsiębiorców z cofniętym pozwoleniem na działalność albo całkowitym zakazem jej wykonywania. Dodajmy, że omawiane archiwum bez problemu wydaje zarówno tradycyjne zaświadczenia, jak i poświadczone zgodnie z prawem kserokopie papierów płacowych.

Artykuł powstał przy współpracy z infobrokering.com.pl