Elektroniczna archiwizacja dokumentów- na czym polega i co trzeba o niej wiedzieć?

Współcześnie większość spraw można załatwić korzystając z internetu. Nie trzeba już jeździć do kontrahentów, aby podpisać z nimi umowy. Wystarczy do tego jedynie podpis kwalifikowany. Firmy nie muszą też korzystać z tradycyjnej archiwizacji dokumentów, stawiając na jej elektroniczną formę, która pozwala na bezpieczne i wygodne gromadzenie wszelkich danych.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów- na czym polega?

Jest to metoda przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Mogą być one gromadzone w specjalnych systemach zarządzania dokumentami albo w chmurach. W ten sposób firmy mają pewność co do ich bezpieczeństwa, jak i łatwego dostępu do informacji w razie potrzeby. Taki sposób przechowywania dokumentów umożliwia ich sprawne przeglądane, ponadto ochrania przed zniszczeniem, kradzieżą tudzież zgubieniem. Jest to rozwiązanie dające firmom oszczędność cennego czasu, miejsca oraz pieniędzy.

Wszelkie informacje zawarte w systemie czy chmurze można szybko znaleźć, a tym samym bez problemów wykonać swoje codzienne obowiązki. System elektronicznej archiwizacji dokumentów jest to specjalne oprogramowanie, które pozwala na zarządzanie, udostępnianie i przechowywanie danych. Ponadto daje on możliwość tworzenia kopii zapasowych, wyszukiwanie i zarządzanie nimi, jak i automatyzacje procesów związanych z ich przygotowywaniem, edycją oraz udostępnianiem. Systemy te cieszą się rosnącym zainteresowaniem firm. Ich wdrożenie pozwala na ograniczenie ilości papieru. jak i kosztów wynikających z konieczności ich magazynowania.

Co mówią przepisy o takim sposobie przechowywania dokumentów?

Przepisy podatkowe nie określają dokładnego sposobu przechowywania dokumentów. Można więc zgodnie z prawem gromadzić je zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Zgodnie z przepisami podatnicy muszą przechowywać otrzymane tudzież wystawione faktury w podziale na okresy rozliczeniowe oraz sposób zapewniający ich szybkie odszukanie, integralność treści, czytelność i autentyczność pochodzenia. Ponadto dokumenty muszą być przechowywanie na terytorium kraju, w przypadku kiedy posiadają siedzibę działalności na terenie kraju. Sposób ich przechowywania musi też zapewniać łatwy dostęp do nich upoważnionym do tego organom.

Jakie zalety ma elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Dla firm takie rozwiązanie jest przede wszystkim komfortowe. Aby zapoznać się z danym dokumentem, wystarczy tylko dostęp do urządzenia z internetem oraz kilka kliknięć. Nie trzeba więc przeszukiwać stosy papierów, segregatory i kartony z wieloma dokumentami. Co ważne, dzięki takiemu systemowi można określić, kto może mieć dostęp do konkretnych informacji, a kto nie. Taka metoda archiwizacji dokumentów zwiększa ich bezpieczeństwo. Elektroniczna archiwizacja to sposób na oszczędność czasu, miejsca, a także uzyskanie w biurze ładu i porządku. Co ważne, dane znajdujące się w systemie są chronione przed przypadkowym usunięciem. Daje on też wgląd w dokumenty nawet po upływie obowiązkowego okresu przechowywania, co jest dużą zaletą. Kolejnym udogodnieniem jest aplikacja mobilna, dzięki której z każdego miejsca na świecie możemy mieć dostęp do informacji znajdujących się w programie.W takim systemie da się przechowywać wszelkie pisma księgowe, dokumenty MS Office, materiały graficzne. Nie musimy też marnować sił na ich porządkowanie chronologiczne. Taka metoda przechowywania jest w pełni czytelna i przejrzysta.

Jak wdrożyć w firmie digitalizację archiwum?

Najpierw warto skonsultować taką decyzję z działem prawnym firmy albo z zewnętrznym specjalistą. Wiele zależy bowiem od specyfiki danej branży. W poszczególnych działalnościach mogą różnić się trochę obowiązki wynikające z przepisów prawa. Potem należy przeanalizować potrzeby firmy, a następnie wybrać odpowiednią platformę oraz sposób jej zabezpieczenia.

Autor: Artykuł został przygotowany przez drukarnię kseroa0.pl specjalizującą się w druku wielkoformatowym CAD oraz druku reklamowym.